Política de tratamiento de la información y datos personales

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Conoce nuestra Política de tratamiento de la información y datos personales

Última actualización: Marzo 2025

1. Objeto

ARREBOL AGENCIA DIGITAL SAS domiciliada en Bogotá, con dirección física Carrera 54b #122ª – 14, correo electrónico: [email protected] (de ahora en adelante “Arrebol”), informa a los Titulares de Datos Personales que sus datos serán tratados conforme a esta Política de tratamiento de la información y datos personales (la “Política”), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y sus normas complementarias. La Política establece los derechos de los Titulares, los mecanismos para ejercerlos y las personas responsables de atender consultas y reclamos. También explica el alcance y la finalidad del Tratamiento de los datos, sujeto a la autorización previa, expresa e informada del Titular.

2. Alcance

La presente Política aplica para todas las personas Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por Arrebol.

3. Definiciones:

Las siguientes expresiones y términos utilizados en la Política tendrán el significado que aquí se les asigna o el establecido en la normativa y jurisprudencia aplicable. En caso de discrepancias, prevalecerá lo dispuesto por la Ley.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado de la persona Titular para el tratamiento de sus Datos Personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento, sin importar su formato o método de almacenamiento, acceso u organización.
Dato Personal: Cualquier información vinculada, que permita identificar o que pueda asociarse a una persona, ya sea natural o jurídica.
Dato Público: Información personal calificada como pública o de acceso libre según la Ley o la Constitución. Es decir, todo dato que no sea calificado como privado, semiprivado o sensible. Se consideran datos públicos: el nombre, el estado civil, profesión, calidad de comerciante o servidor público, y datos en registros o documentos oficiales, entre otros.
Dato Sensible: se refiere a datos personales que afectan la intimidad de la persona Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Algunos ejemplos son: datos sobre salud, orientación política, orientación sexual, identidad de género, pertenencia étnica, religión o datos biométricos.
Dato Financiero: Información personal relacionada con obligaciones dinerarias. Regulados específicamente por la Ley 1266 de 2008 y sus modificaciones.
Encargado/a del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública que por sí misma o en asocio con terceros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta o encargo del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona o entidad, pública o privada, que decide sobre las bases de datos y el tratamiento de los datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento en virtud de su relación con Arrebol.
Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable del Tratamiento de Datos Personales envía la información de los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación a un tercero de los mismos, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un tratamiento de datos en nombre y por cuenta del responsable, para cumplir con las finalidades de este último.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, modificación, circulación, eliminación, así como su transferencia o transmisión a terceros.

4. Principios:

Arrebol, en el ejercicio de sus actividades podrá recopilar, usar, almacenar, transmitir y transferir los datos personales de sus clientes, colaboradores y demás Titulares, en cumplimiento de las finalidades establecidas en esta Política. Toda gestión sobre datos personales realizada por Arrebol, sus responsables o terceros autorizados, debe respetar las normas de protección de datos para garantizar el derecho al habeas data de los Titulares, cumplir con la legislación vigente y con los siguientes principios:

Autorización: Arrebol solo tratará los datos personales cuando cuente con la autorización previa, expresa e informada de la persona Titular, salvo las excepciones legales.
Finalidad expresa: El tratamiento de datos personales solo podrá realizarse con los fines indicados en esta Política, en la autorización dada por la persona Titular de los datos o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. Arrebol deberá informar al Titular la finalidad del uso de sus datos antes de obtener su consentimiento y no podrá emplearlos para propósitos distintos a los aprobados.
Calidad de la información: Los datos personales tratados por Arrebol deben ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Si la información está incompleta o induce a error, la empresa deberá abstenerse de usarla o solicitar su corrección al Titular.
Acceso a la información: Cuando el Titular lo solicite, Arrebol le informará si posee Datos Personales suyos y le proporcionará acceso a ellos a través de la persona encargada de la protección de datos.
Uso restringido: Solo el personal encargado o autorizado de Arrebol podrá acceder y gestionar los Datos Personales. No se compartirán con terceros sin la debida autorización explícita y previa.
Tiempo de almacenamiento: Arrebol no usará la información de la persona Titular más allá del plazo razonable que se requiera para la finalidad que fue informada al Titular.
Seguridad de la información: En caso de que la persona Titular no haya dado su autorización expresa, Arrebol no podrá hacer disponibles datos personales para su acceso a través de internet o cualquier otro medio masivo de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas.
Confidencialidad: Arrebol establecerá las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para mantener la confidencialidad de los datos personales y evitar que los mismos puedan ser modificados, adulterados, consultado, usado, accedido, eliminado o conocido por personas no autorizadas.
Confidencialidad y tratamiento posterior: Arrebol tratará todos los datos personales recopilados, que no son públicos o que no han sido autorizados explícitamente, como datos confidenciales y conforme a los estándares establecidos por la Ley, incluso después de terminada la relación contractual o comercial entre el Titular y Arrebol.
Individualidad: Arrebol mantendrá separadas las bases de datos en las que tenga la calidad de Encargado, de las Bases de Datos en las que sea Responsable.
Necesidad y proporcionalidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique. Asimismo, Arrebol buscará recopilar únicamente los datos que sean necesarios para cumplir los fines establecidos y la regulación.

5. Finalidades de Arrebol para las que se efectúa la recolección y tratamiento de datos personales:

Los Datos Personales podrán ser recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento informado al Titular. Algunas de las finalidades para las que Arrebol realizará el uso de datos personales son:

5.1 Gestión contractual y operativa

Administrar y ejecutar los contratos o relaciones comerciales con clientes, proveedores y colaboradores, incluyendo la gestión de pagos y demás obligaciones contractuales.
Brindar los servicios y/o entregar los productos solicitados por los clientes.
Informar sobre nuevos productos, servicios o modificaciones en los existentes.
Evaluar la calidad de los servicios prestados.
Cumplir con los términos establecidos en la autorización o aviso de privacidad otorgada por los Titulares.
Compartir información con empresas vinculadas a Arrebol, cuando sea necesario para cumplir con los fines aquí mencionados.
El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de Arrebol.
Registrar y gestionar, a través de medios digitales o físicos, cualquier información relacionada con la actividad del cliente para garantizar la prestación adecuada de los servicios y productos ofrecidos.

5.2 Tratamiento de Datos para Público en General, Participantes de eventos y destinatarios de Campañas Publicitarias

Arrebol podrá utilizar y tratar los datos personales del público en general, participantes en eventos y destinatarios de campañas de comunicaciones de manera leal y conforme a la Ley, con el propósito de desarrollar actividades propias de su objeto social, entre ellas:

Estrategias de comunicación y publicidad: Desarrollo de campañas, concursos, eventos y actividades promocionales en diversos medios de comunicación.
Marketing y comercialización: Publicidad, mercadeo, análisis de mercado y difusión de productos y servicios propios o de terceros.
Producción y difusión de contenido: Creación, transmisión y retransmisión de programas comerciales, culturales y deportivos en radio, prensa, televisión e internet.
Relaciones comerciales y operativas: Contacto con proveedores, gestión de compra y venta de bienes y participaciones en sociedades.
Consultoría y outsourcing: Servicios de asesoría técnica, administración y comercialización, incluyendo la importación y exportación de bienes relacionados con telecomunicaciones.
Análisis de datos y encuestas: Evaluación de satisfacción de clientes, estudios de opinión y conservación de registros históricos.
Cumplimiento normativo: Presentación de informes a entidades gubernamentales y cumplimiento de obligaciones tributarias, contractuales y contables.
Gestión de información: Transmisión de datos a encargados nacionales o internacionales que garanticen la operatividad de la empresa.
Adicionalmente, Arrebol podrá realizar la grabación de imágenes y otros registros audiovisuales como respaldo y evidencia de eventos organizados. El tratamiento de estos datos se efectuará bajo principios de confidencialidad, seguridad y legalidad.

5.3 Procesos internos y administrativos

Realizar procesos de selección, evaluación y contratación de personal.
Contar con los soportes necesarios para auditorías internas y externas.
Registrar y gestionar la información de empleados y exempleados en las bases de datos de Arrebol.
Llevar a cabo procesos administrativos para la ejecución de la relación comercial con proveedores y contratistas.

5.4 Cumplimiento legal y seguridad

Implementar medidas para la prevención del fraude y el lavado de activos, incluyendo la verificación en listas restrictivas y el cumplimiento de las normativas de SAGRILAFT.

6. Protección de la información y limitaciones en su divulgación

Los datos personales proporcionados serán utilizados exclusivamente para los propósitos mencionados en esta Política o en la autorización específica dada por el Titular. Arrebol no venderá, licenciará, transmitirá ni divulgará esta información, salvo en los siguientes casos:

Cuando el Titular haya otorgado autorización expresa.
Si es necesario para que proveedores o contratistas realicen servicios en nombre de Arrebol.
Para la prestación de los servicios o productos ofrecidos por la empresa.
En cumplimiento de normativas legales que así lo requieran.

Arrebol podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de datos personales. En estos casos, se exigirá a los proveedores la implementación de medidas de seguridad adecuadas, la prohibición de utilizar la información para fines distintos a los encomendados y la restricción de su divulgación a terceros no autorizados.

7. Tratamiento de Datos Personales de Niñas, Niños y Adolescentes

Arrebol podrá tratar datos personales de personas menores de 18 años siempre que cuente con el consentimiento previo, expreso e informado de sus padres o representantes legales. Estos podrán modificar o revocar su autorización en cualquier momento, conforme a lo establecido en esta Política. Además, el tratamiento de datos personales de niñas, niños y adolescentes se regirá por los siguientes principios:

Se garantizará siempre el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Se garantizarán en todo momento sus derechos fundamentales.
Se escuchará su opinión y esta será valorada.

8. Tratamiento de Datos Sensibles

Arrebol podrá solicitar datos personales sensibles solo cuando sea estrictamente necesario y especificará claramente qué información entra en esta categoría en cada autorización. En todo caso, el tratamiento de datos sensibles se realizará bajo los siguientes criterios:

Se cumplirá con las restricciones legales aplicables y solo se tratarán estos datos cuando el Titular haya otorgado su autorización expresa, salvo en las excepciones establecidas por Ley.
Arrebol informará a la persona Titular qué tipo de datos de los recolectados son considerados sensibles y no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles.
Los datos sensibles serán manejados con el más alto nivel de diligencia, seguridad y confidencialidad, restringiendo su acceso únicamente a personal autorizado.

9. Redes Sociales y Mensajería Instantánea

Las redes sociales como Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok y Twitter, así como plataformas de mensajería instantánea como WhatsApp y Telegram, son medios adicionales de comunicación utilizados por Arrebol, pero no están bajo su responsabilidad, ya que pertenecen a terceros.

La información que los usuarios compartan en estas plataformas no será considerada como parte de los Datos Personales protegidos por esta Política, siendo responsabilidad exclusiva de las empresas que prestan estos servicios.

10. Tratamiento de Datos Comerciales

Arrebol podrá procesar datos comerciales e información financiera necesarios para cumplir su objeto social y formalizar contratos con terceros. Dichos datos serán tratados con estricta confidencialidad, garantizando el derecho a la privacidad, el buen nombre y el cumplimiento de los principios establecidos en esta política. Para reforzar la protección de esta información, Arrebol podrá establecer acuerdos de confidencialidad con sus proveedores o clientes antes de compartir cualquier dato, cuando sea necesario.

11. Obligaciones de Arrebol como Responsable del Tratamiento de Datos

Cuando Arrebol actúe como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, cumplirá las siguientes obligaciones:

Obtener y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular en los términos establecidos en esta Política.
Clasificar adecuadamente los datos personales recopilados.
Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección de datos y sus derechos.
Mantener actualizada la información cuando sea necesario y realizar correcciones cuando sea procedente.
Almacenar y gestionar de manera segura las autorizaciones otorgadas por los Titulares.
Cumplir con los principios establecidos en esta Política de Tratamiento de Datos.
Responder oportunamente a consultas, quejas o reclamos de los Titulares.
Implementar medidas de seguridad y privacidad para proteger los datos suministrados.

Asimismo, cuando Arrebol actúe como Encargado del Tratamiento o como un tercero con acceso a datos personales, garantizará que el uso de la información se limite estrictamente a las finalidades establecidas para su recolección y cumpla con los lineamientos establecidos en esta Política.

12. Derechos de las personas Titulares de Datos Personales

De acuerdo con la normativa vigente, los Titulares de los Datos Personales tratados por Arrebol tienen los siguientes derechos:

Derecho de actualización, rectificación y corrección: Podrán conocer, actualizar y corregir sus datos personales cuando sean inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o cuando su tratamiento no haya sido autorizado o esté prohibido por la Ley.
Derecho a solicitar prueba de la autorización: El Titular podrán solicitar evidencia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos. Salvo que la normativa vigente exima de dicha prueba, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del Tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
Derecho de información sobre el uso de los datos: Los Titulares podrán requerir a Arrebol o a los Encargados del tratamiento información sobre la finalidad y el uso que se ha dado a sus datos personales.
Derecho a presentar quejas y reclamos: En caso de que se vulneren sus derechos o se infrinja la normativa de protección de datos, los Titulares pueden presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez hayan agotado el trámite interno de consultas o reclamos con Arrebol, de acuerdo con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
Derecho de revocación y supresión: Los Titulares podrán revocar la autorización otorgada y solicitar la eliminación de sus datos cuando la Superintendencia de Industria y Comercio determine que Arrebol o el Encargado del tratamiento han incumplido la normativa, o cuando no exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación.
Derecho de acceso: Podrán acceder de manera gratuita a sus datos personales y conocer el tratamiento que se les ha dado, conforme a lo establecido en el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
Derecho a ser informado sobre modificaciones en la política de tratamiento: Arrebol informará previamente sobre cualquier cambio en esta política y garantizará el acceso a la versión actualizada. Asimismo, los Titulares podrán conocer qué área o persona es responsable de atender sus solicitudes, quejas y reclamos en relación con el tratamiento de sus datos personales.
Derecho a la supresión de datos: Los Titulares podrán solicitar la eliminación de sus datos personales de las bases de datos de Arrebol, siempre que no exista una obligación legal o contractual que impida dicha eliminación.

Para ejercer estos derechos, los Titulares deberán identificarse mediante un documento válido. En el caso de menores de edad, podrán ejercer estos derechos directamente o a través de sus padres o adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán acreditar su calidad con la documentación correspondiente. Igualmente, podrán actuar en nombre del Titular sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados.

13. Área responsable y procedimiento para el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales

El área administrativa de Arrebol será la encargada de atender las solicitudes, quejas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.

Arrebol atenderá las solicitudes, quejas y reclamos por escrito, a través del correo [email protected], con base en los tiempos y requerimientos descritos a continuación.

Para ejercer sus derechos, el Titular del dato o su representante podrá presentar una solicitud por los canales dispuestos por Arrebol, incluyendo:

Identificación del Titular.
Descripción clara de los hechos que motivan la solicitud.
Dirección de contacto.
Documentos que respalden la solicitud (si aplica).

Si la solicitud es incompleta, Arrebol requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que la complete. Si después de dos (2) meses el solicitante no responde, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si la solicitud es recibida por un área no competente, se trasladará al área correspondiente en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, informando al interesado sobre este trámite.

Una vez la solicitud esté completa, se incluirá en la base de datos una anotación con la leyenda “Solicitud, queja o reclamo en trámite” y su motivo, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles. Esta anotación permanecerá hasta que se resuelva el reclamo.

El plazo máximo para responder la solicitud será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si no es posible responder en este tiempo, se notificará al solicitante sobre la demora y se le informará una nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los diez (10) días hábiles adicionales.

14. Seguridad y Privacidad de la Información

Arrebol ha adoptado las medidas técnicas, administrativas y organizativas necesarias para proteger los Datos Personales de accesos no autorizados o fraudulentos, pérdida, alteración o uso indebido. Solo los Titulares y las personas autorizadas por Arrebol, según esta Política, podrán acceder a la información. El acceso de terceros solo se permitirá en los casos previstos en la normatividad vigente o por solicitud o autorización expresa del Titular.

Si bien Arrebol ha implementado protocolos de seguridad para garantizar la privacidad de los datos, es importante considerar que la transmisión de información a través de internet conlleva ciertos riesgos propios de este medio, fuera de su control.

15. Transferencia y Transmisión de Datos Personales

Cuando Arrebol realice la transferencia o transmisión de Datos Personales, garantizará el cumplimiento riguroso de la normatividad vigente, en especial lo dispuesto en el artículo 26, literal a) de la Ley 1581 de 2012, asegurando la protección y adecuado tratamiento de la información de los Titulares.

16. Vigencia

Esta Política está vigente desde el 1 de enero de 2025. Los Datos Personales almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades establecidas en esta Política y en la Autorización otorgada por el Titular, conforme a criterios de temporalidad y necesidad.

17. Modificaciones

Arrebol podrá modificar esta Política en cualquier momento. Si los cambios no son sustanciales, se implementarán sin previo aviso. En caso de modificaciones significativas, estas serán comunicadas previamente a los Titulares.

18. Referencias:

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de Arrebol se basa en el marco normativo vigente en Colombia y en estándares internacionales de protección de la información. Entre las principales normas aplicables se incluyen:

Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia: Establece el derecho a la intimidad personal y familiar, así como al buen nombre.
Ley 1581 de 2012: Establece disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia.
Decreto 1074 de 2015: Reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 y consolida normativas del sector Comercio, Industria y Turismo.
Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio: Contiene directrices sobre protección de datos personales y su tratamiento.
Circular 886 de 2014: Reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 en relación con el Registro Nacional de Bases de Datos.
Circular Externa 02 de 2015: Define instrucciones para la inscripción de bases de datos de entidades privadas y sociedades de economía mixta en el Registro Nacional de Bases de Datos.
Norma ISO/IEC 27701: Extensión de las normas ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27002, que establece requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de Privacidad de la Información.